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Webサイト構築時の定例会でやるべきこと

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こんにちは
クラウド事業部の左川です。

イデアレコードはWebコンサルティングやシステム開発を得意とする会社です。
特に定例会の内容やファシリテーションについてはポリシーを掲げ、日々品質のチェックと向上に努めています。
その結果、顧客から「他の制作会社ではこんなことはやってもらえなかった」と評価していただくことも少なくありません。そこで今回はWebサイト構築における定例会について、どんなことをどんなふうにやっているのかを簡単に書きたいと思います。

クラウド事業部 シニアマネージャー 左川裕規
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 2002年、広告会社へ入社し、マーケティングプランナーとして従事。家電メーカーや大手通信会社、商業施設などのプロモーション戦略やWebサイト制作に携わる。その後、2006年国内最大手シンクタンク野村総合研究所グループ(現)NRIネットコムへ入社。テクノロジーとUXの設計構築コンサルタントとして、大手証券会社のWEB戦略、国内流通産業大手のインターネットマーケティング戦略、ネット損保のWebプロモーション戦略に参画、従事。2016年、株式会社イデア・レコード入社。

■1.基本的なスタンス

Webサイトの構築にあたっては、基本的には「提案をして、顧客にジャッジをしてもらう」スタンスで進めています。
デザインはもちろんのこと、サイトの設計や導入する技術、原稿などすべてにおいて、「こちらとしてはこのように考えるがどうでしょうか?」という形で確認をとって進めていきます。
業界的な知識については、顧客の方がリテラシーが高いことも多いです。そのような場合は、情報を一式もらい、一度自分自身でかみ砕いたうえで、提案をするようにしています。
Webサイトを閲覧するユーザーは必ずしもリテラシーが高い方だけではないので、ターゲットユーザーにどのように表現していけばいいのかは、こちらで主導していく必要があるのです。
また、設計や技術的なことについては顧客にリテラシーが高くないこともあります。
しかし、それを顧客に説明をせずに進めていくことはしないようにしています。
なぜそのような構成にしているのか、その技術はどのようなメリット・デメリットがあって、なぜ必要なのかを相手にわかるように説明して理解してもらう。そのうえで導入を進めていく。
実は一番面倒なことかもしれません。
でも多少面倒だったとしても、これらをきちんとやっていくことで、顧客が自分でしっかりとジャッジをしながら進めていくことを意識することができ、プロジェクトが円滑に進むことが多いのです。

■2.課題管理表とスケジュール

課題管理表とスケジュールは毎回確認するのが基本です。
忙しいプロジェクトの場合は議事録を書くのが大変なので、定例会で決まったことや議論した内容を課題管理表として落とし込むと良いです。
プロジェクトを進めていくと必ずいろいろな課題が発生します。それらをきちんと記載していくことと、それぞれの課題に対してどんな対応をするのか、を明確にしていくことは必須です。
また、課題については構築時にすべてを解消しなくてはいけないわけではないです。事前に「運用時に解決しましょう」ということが握れていれば、問題ないのです。

スケジュールは、単に工程と進捗を確認するためのものではありません。タスクの担当者と後工程を明確にするものです。
Webサイト構築における顧客側の担当者は、基本的に忙しいことが多いです。どの時期にどちらがどんなタスクが必要になるのか、を事前を知ってもらうとともに、タスクが遅延した際に後工程にどんな影響が出てしまうのか・・・そこまでを認識してもらうことが重要です。
直前になって「明日までに確認をしてもらわないと間に合いません!」というのは、自分らの都合を押し付けているに等しいです。前もって認識をしてもらったうえで、「ここが遅れると後工程の〇〇に影響がでてしまいます。そうすると、次の御社確認のこの期間が短くなってしまいます」と伝えることがスケジュールの役割なのです。

■3.アジェンダとアクション

定例会の前に必ずアジェンダを展開して、何の話をするのかを明確にして臨みましょう。
顧客に準備なしで定例会に参加してもらうのでは、ジャッジしてもらえないことが多いです。前もってアジェンダを知ってもらうことで、必要な準備をしてもらい、議論をする、当たり前のことかもしれませんが大切なことです。

定例会の最後は必ず次の打ち合わせまでに必要なお互いのアクションを明確にして終わりましょう。 何度も言うようですが、顧客側の担当者は忙しいことが多く、打ち合わせで話したタスクを忘れてしまうことも多々あります。そこでアジェンダを事前に展開することで、思い出してもらうことができるのです。
アジェンダとアクションの確認、簡単なようでついつい忘れがちなことなので気を付けましょう。


以上、僭越ながら私が考える定例会でやるべきこととなります。
今後もイデアレコードの制作に係わる記事をご紹介していきます。ぜひお役立てください。

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